Plataforma de Zoho transforma la operación académica en Montessori Querétaro

El Colegio Montessori de Querétaro redefinió su operación interna tras migrar a un sistema digital desarrollado sobre Zoho Creator, con el acompañamiento de Cytocrom, socio autorizado de la firma tecnológica. La institución concentró en una sola herramienta sus procesos académicos y administrativos, con lo que superó la dispersión de información que marcaba su gestión cotidiana.

Antes de esta transición, el colegio dependía de hojas de cálculo y esquemas manuales que operaban de forma aislada. Este modelo complicaba el acceso a datos actualizados de los estudiantes y elevaba la carga operativa del personal, lo que impactaba en la atención educativa.

La solución consistió en el desarrollo de una aplicación a la medida dentro del entorno de código bajo de Zoho. El sistema articula funciones clave como el control de asistencia, el seguimiento académico y la comunicación con padres de familia, todo dentro de un mismo ecosistema digital.

"Lo que más me gusta de Creator es que nosotros mismos podemos adaptarlo. Entramos a la sección de edición, hacemos los cambios que necesitamos y el sistema va evolucionando con nosotros. Eso es algo que no podíamos hacer con ningún otro software", aseguró Lorena Lavin, directora del colegio Montessori de Querétaro.

El cambio tecnológico derivó en mejoras operativas visibles. La automatización de procesos como admisiones y contratos disminuyó errores y evitó la duplicación de información. Además, los directivos cuentan con paneles que permiten observar el desempeño académico en tiempo real, así como el progreso individual de cada alumno.

En paralelo, el colegio fortaleció su vínculo con las familias mediante un portal digital que facilita el acceso a la información académica. Esta herramienta aporta mayor claridad y orden en la comunicación entre la institución y los padres.

"El uso de Zoho Creator ha sido clave para el Colegio Montessori al permitirle centralizar y digitalizar la gestión de alumnos y maestros en una sola plataforma flexible, reduciendo errores operativos y tiempos manuales, mientras gana visibilidad en tiempo real para la toma de decisiones educativas y administrativas", detalló Francisco León, director global de CRM en Cytocrom.

La integración con otras aplicaciones de Zoho permitió eliminar barreras entre sistemas y simplificó el proceso de inscripción en todas sus etapas. A la par, el colegio dispone ahora de una base tecnológica flexible, con capacidad de ajustarse a nuevas disposiciones o modelos pedagógicos sin interrumpir sus actividades.

En el corto plazo, el proyecto contempla nuevas funcionalidades, como la integración de servicios de correo electrónico, el uso de WhatsApp para fortalecer la comunicación con familias y prospectos, así como herramientas de análisis que permitan profundizar en el desempeño académico.

"Con Zoho Creator como columna vertebral digital, el Colegio Montessori de Querétaro optimizó sus operaciones, mejoró la supervisión académica y fortaleció la comunicación dentro de su comunidad. El paso de sistemas fragmentados a una solución low-code centralizada y personalizada redujo la carga administrativa, al tiempo que reforzó el enfoque del colegio con la educación individualizada", señaló Fernando Sotelo, director de Experiencia del Cliente en Zoho para América Latina.

Con más de 30 años de trayectoria, el Colegio Montessori de Querétaro consolida su modelo educativo al incorporar herramientas tecnológicas que respaldan su enfoque formativo y responden a las exigencias actuales.